如何利用雲端/Evernote 記下行程

如何利用雲端/Evernote 記下行程

相信大家不會否認的，懂得如何「規劃旅行」，絕對是成為「最佳旅伴」的其中一個要素。習慣規劃旅行的達人們，你們習慣用什麼方式記下旅行行程? 

是不是仍習慣用電郵(Email) 將機票/訂房証明轉寄給同行朋友?是否仍習慣用紙筆編寫行程??

其實，計劃一個自由行，不外乎四步曲。第一步是訂機票/酒店。第二步是資料搜集，透過看旅遊書、旅行Blog、親戚朋友，得知旅行目的地有什麼好看、好玩、好食。當然，有時我們會先經過第二步資料搜集，來搞定旅遊地點及行程，才訂機票、酒店。經過第二步資料搜栠集後，加上和同伴討論，得出第三步定立行程。而第四步，當然就是執行行程。

現在，我會一步步分享我個人常用的規劃行程方法

1. 利用雲端將機票、酒店、活動與同行朋友共享

搶機票、訂酒店的方法，我不會在這裡詳述。只想在這裡分享我如何處理機票、訂房紀錄(即Record Keeping)。

我習慣為每趟旅程在雲端（Google Drive/ One Drive)開一個新的資料夾，然後將機票、酒店及活動訂單等資料上傳到該資料夾內，再和同行朋友分享。

我會利用次資料夾(Subfolder)，再將相關資料放在Google Drive 有關旅行資料夾

在Google Drive 中，揀選想與同行友人分享的資料夾，按右鍵，按一下共用或在上方清單按「 共用」圖示 

與此同時，我習慣將一些重要資料( 如訂房証明、機票) 列印一份(hardcopy)。再用雲端的「可離線儲存檔案」功能 (輕觸檔案旁邊的「更多」圖示 如要離線儲存檔案，請輕觸「可離線存取」圖示 )，令有關文件能離線閱讀 。這樣即使人在外地，沒有網絡時，也可以隨時隨地查閱有關內容。

2.1 資料搜集: Bookmark 或拍下

我會看旅遊書、Blog 。旅遊書中的要點，會嘗試融入在行程表中(第三點會提及)或拍照記下(因為我不想拿著沉甸甸的旅遊書出國)。而覺得寫得精闢的旅遊Blog 就會 Bookmark 備用。有需要會將Blog 儲存以供離線閱讀。

但這些記事方法有不足的地方，是我不容易搜尋到有關資料。試想像當我拍下十多頁旅遊書的資料，到當地時，需要某張照片的一項資料，我是很難迅速地從圖庫中找出相關照片。

2.2  利用 Google Map 「我的地圖」功能

若習慣用Google Drive，不妨再多加利用Google Map 的「我的地圖」功能，將自己有興趣的景點標示出來。然後，再編排行程。如想了解更多關於Google Map 「我的地圖」功能，可參看我另一篇文章。

3. 每天行程規劃，用 excel 紀綠

 我聽過有人喜歡用 PowerPoint 、Word，而我偏好用excel。

我會在Excel 打下每日行程，什麼時間，在什麼地方，做什麼

喜歡用 Excel 的原因是因為它可以有多個分頁(Worksheet)，我會將「行程」放在一個分頁、「預算」放在另一分頁，配合試算表的計算功能，就能夠將行程和旅程預算處理得一目了然。

喜歡在Excel 做幾個分頁，行程(Itinerary)一頁，預算(Budget)一頁，開鎖(Expediture)一頁

但用Excel 也有不足的地方，因為它始終是試算表，受格式限制，文字上一切宜簡單。但有時旅行，不只為「到此一遊」，還想「長知識」，了解一個地點的背後故事。但在Excel 中，除非加入超連結(hyperlink)，連結到其他網頁，否則沒可能將景點介紹撮寫放下。所以，有時我會另開一個 Word專做景點 ，copy and paste 一些簡單、有用資料，方便查閱。

我會將網上的有用資料，如景點介紹、行山資訊撮要，放在Word 

4. 執行行程

在執行行程上，我一般會按第三步的 Excel ，順著執行。旅程期間開鎖方面，我沒有記流水帳的習慣。只要大家定期甲一筆公數，開鎖從那裡扣就好。但有些情況，例如某些費用是由朋友先墊支或有意想記下這趟自駕遊的開鎖(用了多少錢入油、給隧道費、泊車費)，我和朋友都會留單據或用電話的筆記本記下。

保留單據記下費用的方法，普遍是可行。但需要記著不是處處都有單據或者不是次次都記得保留單據。有時，保留單據的朋友可能自己都會買東西，有很多單據。一日結束，面對著銀包多張單據，加上語言不通，很難分清那張單據代表那條數。

有沒有更好方法?

針對以上規劃的問題，近來我發現「Evernote」這超強的記事軟件。它絕對是旅行的好幫手。

Evernote 主要透過「記事本」(Notebook)、「記事」(Note) 的概念，將東西儲存。

我覺得 Evernote 最強的地方在於它的「記事」及「搜尋」功能。這對規劃行程的第二步:資料搜集意義重大。當我們看到一篇有用的旅行 Blog 時，可以利用 Evernote Web Clipper 將該篇Blog 儲存起來，變做一篇「記事」，定下相關標籤(Tag)，並分類到相應的記事本，就能方便日後搜尋。更利害的是搜尋資料不單局限自己一個人，Evernote 有「共用記事本」功能，令大家能和好友齊齊收集資料，放在共用記事本內。當搜集回來的記事愈來愈多，需要加以整理，Evernote 有編輯記事功能，可將該篇Blog記事加以撮要或highlight 重點。

而Evernote 的搜尋功能其實非常方便，只需打下Keyword，即使圖片中的文字也可搜尋到。當然，若果想令搜尋結果更精確，最好好好定下標籤，和將記事好好分類到各個記事本。

另外，我覺得Evernote 另一個好處是其「複制內部連結」功能，這能將多本記事串連。例如我儲存一篇關於某景點的介紹作「記事」。當我在另一篇有關行程記事中，提到某景點時，就可以活用「內部連結」，將該景點的介紹化為連結，放於行程記事當中。這樣，即使人在旅途，我只需看行程表，直至行程要到某景點，有興趣才按內部連結，細看當地介紹。

對於如何活用Evernote 於旅行規劃可參看電腦玩物中 <如何用 Evernote 規劃一次完美旅遊？我的20個筆記攻略>。

除此之外，電話版的Evernote 還有一個好處，是隨時拍下相片，作為一篇記事。這對於記下流水帳相當方便。以後，只需拍照，便可告別保留單據記帳的日子。

Evernote 其他應用

我發現除旅行規劃上，Evernote 對於我的日常工作也非常有幫助。

(1) 記下工作重點
因為工作需要，我的工作很多時會重覆處理一些任務。應付每個任務都會有其注意事項或者步驟。所以，我們每個同事都有自己的記事本，我們稱為天書(SkyBook)，裡面寫下各任務旳處理流程及事項。

這些天書有兩個缺點，第一，由於格式留於書寫，有時想記下某電腦版面也不行。我們有同事會Cap Screen 列印再貼到 Skybook，非常麻煩。第二，很難找尋記下的事情。因為我們記下事情的次序，不外乎按發生次序。這樣很難編制一個 Index，方便日後搜尋。當工作上再次遇上某任務時，大家只能單憑記憶或大海撈針般查閱SkyBook，相當費時失事。但若將Skybook用Evernote 數碼化，我們便可輕易利用「搜尋」功能找到有關任務需知。

(2) 記下食譜
我偶爾會煮野食。若想試新菜式，不外乎先上網看看菜譜，再用紙筆記下。親身一試後，會加入自身經驗，再抄寫記下。現在，有Evernote 就可以輕鬆記下網上菜譜，再按個人經驗修改為私人食譜。日後不輪身在何方，只要有電話，就能用Evernote翻查食譜。

Evernote 是免費嗎?

入門版是全免的。大家若初次使用，可先用入門版，習慣一下它的版面。習慣以後才購買專業版。入門版和專業版最明顯的分別是每月上載的配額，入門版為60MB，專業版為10GB。若記事內容多以文字為主，60MB 其實剛剛夠用。但若然太多照片，專業版才是王道。另外兩個我比較看重的分別有:

• 離線存取記事本。
• 可搜尋 Office 文件及 PDF檔裡的文字。

想知不同版本的分別，可參看Evernote 的官網。

入門版不能離線存取記事本，這意味著若到了一個沒有網絡的地方旅行，你所有的Evernote 筆記都不能使用。如果去網絡發逹的地方，這倒沒所謂。但若去一些較落後的地方，這就影響極大。